a
444 51 01
Çağrı Merkezi
Share
Yazı İşleri Müdürlüğü

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

A-Yazı İşleri Müdürü: Belediye Başkanına ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

 AMAÇ KAPSAM ,DAYANAK VE TANIMLAR 

Amaç:

  1-Amacı, Niğde Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş,görev,yetki, sorumluluk,iş ilişkileri , çalışma usul ve esaslarını düzenlemektedir.

Kapsam:

  2-Bu yönerge Niğde Belediye Başkanlığı Yazı İşleri müdürlüğünde çalışan memur ile diğer büro personelinin görev yetki,sorumluluk,iş ilişkileri çalışma usul ve esasları kapsar

Dayanak

  3-Bu yönerge 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve Diğer İlgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

  4-Bu yönetmelikte geçen

   Belediye/Kurum :Niğde Belediyesi

   Başkanlık            : Niğde Belediye Başkanlığı tüzel kişiliğini

   Başkan                : Niğde Belediye Başkanını 

   Meclis                 : Niğde Belediye Meclisini

   Encümen             : Niğde Belediye Encümenini

   Müdürlük/Birim  : Niğde Belediye Başkanlığı teşkilat yapısı bünyesinde yer alan müstakil    

    müdürlükleri ve çalışma birimlerini,

  Yazı İşleri Müdürlüğü: Niğde Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü

   Büro Personeli     : Niğde Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde görevlendirilen memur,   büro görevlisi personeli ifade eder.

 A- Belediye Meclisi İle İlgili Görevleri

a) Belediyemiz birimlerinden Yasa, Tüzük ve Yönetmeliklere uygun olarak  Belediye Meclisinde görüşülüp bir karar alınmak üzere Başkanlık Makamından havaleli konuları gündem maddesi olarak tanzimini yapmak, gündemin ilimiz genelinde ilanı hususunda Valilik Makamına, ayrıca Zabıta Müdürlüğüne toplantı gün ve yeri hususunda Meclis üyelerine gerekli yazışmaları yapmak,

            b) 5393 Sayılı Belediye Kanunun 23. maddesi uyarınca Belediye Meclisinin almış olduğu kararları madde hükmünce sonuçlandırıp, mülki İdare Amirine gönderilmesini sağlamak,

c) Belediye Meclisi’ nce alınan kararların gereğinin yapılmak üzere zimmetle ilgili birimine iletmek,

            d) Belediye Meclisinde görüşülüp karar bağlanan konuların Meclis karar defterine yazımını sağlamak.

            e) Meclis Üyelerince toplantıda verilen ve Başkanlıkça cevaplandırılması istenen önergelerin cevabı yazıların hazırlanmasını düzenlemek, Başkanlık Makamı’nın Olurları doğrultusunda önerge sahibine iletmek,

            f) Meclis çalışmalarını düzenleyen tutanak ve tutanak özetlerini ayrı bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak,

            g) Belediye Meclis Üyelerine çalışmaları sonucunda, çalışma gün sayılarına puantaj hazırlamak, hakkı huzurları ödenecek şekilde gerekli hazırlık ve çalışmaları yapmak,

            h) Toplantılara ait Zabıt özetleri ile toplantı tutanaklarının Katip üyelere imzalatıp muhafaza etmek.

B-    Belediye Encümeni İle İlgili Görevler:

      a) 5393 Sayılı Belediye Kanunun 35. maddesi gereğince encümen toplantı günlerinin tespit edilerek, tespit edilen gün ve saatte muntazaman toplanması sağlamak,

     b) Belediyemiz birimlerinin Belediye Başkanı veya bağlı bulundukları Başkan Yardımcısı’ndan havaleli ve Encümenden karar alınmak üzere gönderilen konuları gündem maddesi olarak Encümene sunmak, alınan kararları ilgili birimlerine iletmek.

     c) İvedi hallerde Belediye Başkanının veya Encümen Üyelerinin teklif ettiği, evrakı gündem dışı olarak o günkü gündeme almak.

     d) Gündemdeki konuları gündem maddesi olarak kısa ve öz hazırlamak.

     e) Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen Karar Defterine yazmak.

     f) Görüşülen evrakların usulüne göre karar dönüştürerek, metin haline getirilen kararları Encümen Başkanı ve Üyelerinin imzasını açmak.

    g) Onaylanan kararların gereğini yapmak üzere, ilgili daire müdürlüklerine zimmet karşılığı tevdii etmek.

C-Genel Evrakın Çalışma Esasları:

         a) Belediye Başkanlığı’na gelen giden evrakın kayıt, dağıtım ve havale yerlerine           gönderme, postalama hizmetlerini yürütmek.

         b) Belediyeye gelen yazıları ilgili birimlere havalesini, Belediyeden çıkan yazıları ait olduğu birimlere vermek veya postaya vermek. 

 Gelen Yazılar;

   a) Belediye Başkanlığı’na gelen her çeşit yazı gelen evrakın ilgili personeli tarafından almak.

     b) Zarflardan çıkan yazılar ve varsa ekleri kontrol edildikten sonra üzerine alındığı

tarih ve genel kayıt numarası yazmak.

     c) Gelen yazıların havale edileceği birimini tespit ederek Başkanlık Makamı veya                 Başkan Yardımcısına gönderilerek servislere havalesini sağlamak, evrakları zimmet      

karşılığı daire Müdürlüklerine tevdii etmek, 

     d) Konusu itibarıyla birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretleri çoğaltılarak asıl işle ilgili birime yazının aslı, sureti de genel kayıt sıra numarası ile diğer birimlere göndermek,

    f) Cevap verilmesi gereken resmi evrakların form hazırlanarak ilgili birimlere göndermek,

    g) Resmi evrakların   ilgili birimlerce cevabının verilip verilmediğinin takibini yapmak,

Giden Yazılar;

    a) Belediyemiz bünyesinde bulunan daire müdürlükleri ve diğer birimlerince, kamu kurumları ile diğer kuruluşlara gönderilecek tüm resmi yazıların kabulü ile zimmet karşılığı diğer resmi kurumlara tebligatını yapmak.

  Posta İşleri;

a)Birim Müdürlüklerinden evrak tevzii memurluğuna gelen evrakların kaydının                Yapılarak görevli dağıtıcı ile ilgili kişi ve kurumlara imza karşılığı vermek

            b) Posta ile gönderilmek üzere birim müdürlüklerinden gelen evrakların kayıtlarının                   yapılarak  normal veya taahhütlü olarak postaya vermek,