T.C. 
NİĞDE BELEDİYESİ
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

MADDE 1: Amaç

Bu yönetmelik Niğde Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü, Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarını düzenler.

MADDE 2: Kapsam

Bu yönetmelik Niğde Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün Görev ve Çalışma Esaslarını kapsar.

MADDE 3: Dayanak

Bu yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanununun 13 - 15 ve18 . Maddesine dayanılarak düzenlenmiştir.

MADDE 4: Tanımlar

Belediye : Niğde Belediyesini

Başkan : Niğde Belediye Başkanını

Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğünü

Teşkilat Yapısı
MADDE 5 – Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanı’nın mevzuatla belirlenen görev ve yetkilerinin kullanılması için gerekli çalışmaları yapar. Bu çalışmalar, aşağıdaki personel eliyle yürütülür;

a) Özel Kalem Müdürü
b) Memurlar
c) Memur personel bulunmadığında, kadrolu işçiler tarafından da görevlendirme suretiyle yaptırılır.
 

                                                                      İKİNCİ BÖLÜM
                                                 Görev, yetki, çalışma usul ve esasları

MADDE 6 – Özel Kalem Müdürlüğünün görev, yetki, çalışma usul ve esasları aşağıda gösterilmiştir.

a) Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Ağırlama Bütçesi’ni kullanmak,
b) Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek
c) Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş,çıkış,kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
ç) Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri ve sair önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s lerde Başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.
d) Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.
e) Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.
f) Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.
g) Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,
ğ) Başkan’ın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.
h) Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye’de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.
ı) Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.
i) Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek.
j) Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.
k) Müdürlüğün görev ve yetki alanındaki çalışmalar, kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla mükelleftir.
l) Müdürlük, Belediye Başkanı’na bağlı olarak çalışır. Belediye Başkanı’nın görevi başında bulunamadığı durumlarda Belediye Başkanı’na vekâlet eden Başkan Vekili’ne bağlı olarak çalışmalarını yürütür.

                                                                  ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
                                                                     Çalışma Esasları

Madde 7. Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,
b) Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,
c) Personelin gizli sicillerini düzenlemek; her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak
d) Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak,
e) Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,
f) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak, personelle belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,
g) Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük planlar hazırlayarak, hedefler göstermek,
h) Harcama yetkilisi olarak, müdürlüğün bütçesini ve programlarını onaylamak,
ı) Belediyenin stratejik plan ve performans programındaki ilgili hedefleri takip eder,
i) İç ve dış denetim sırasında denetçilere ve yargıya intikal eden hususlarda mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak,
j) Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumlu olup, Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,
k) Müdürlük çalışmalarının, yürürlükteki genel mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.
Madde 8. Memur ve İşçilerin Görevleri
Üstlerinin yaptığı görev bölümüyle kendilerine yöneltilen işleri konuya uygun olarak tam ve zamanında yapmakla sorumludurlar. Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını hazırlar ve takip ederler.

                                                           DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

                                                                 Çeşitli Hükümler

MADDE 9: Bu Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

Bu Yönetmelikte Bulunmayan Hususlarda Yürürlükteki İlgili Kanun ve Mevzuat Hükümlerine göre uygulama yapılır.

MADDE10 : Yürürlük

Bu Yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü ve ilanından sonra yürürlüğe girer.

MADDE11: Yürütme

Bu Yönetmelik Hükümlerini Belediye Başkanı Yürütür.