NİĞDE BELEDİYESİ

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

GİRİŞ

Niğde Belediyesi (bundan sonra “Belediye”, “Biz” olarak anılacaktır) olarak kişisel verilerinizin gizliliği ve güvenliğine önem veriyoruz. Bu kapsamda, iş ilişkilerimizi yürütürken müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız, bunların çalışanları ve yetkilileri ve diğer tüm üçüncü kişilere ait elde ettiğimiz özel nitelikli kişisel verileri nasıl işlediğimiz, hangi amaçlarla kullandığımız ve bu bilgileri nasıl koruduğumuz hakkında işbu Politika hazırlanmıştır.

İşbu bildirimde kullanılan tüm kavram ve ifadeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve sair mevzuatta kendilerine atfedilen anlamı ifade edecektir. Kişisel veri terimi, özel nitelikli kişisel veriyi de kapsayacak şekilde kullanılmaktadır.

Politika’da yer alan terimlerin ve kısaltmaların ifade ettiği anlamlar Kısaltmalar ve Tanımlar bölümünde yer almaktadır. 

Belediyemiz tarafından, KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVKK’da öngörülen düzenlemelere uygun davranılmaktadır. KVKK m. 6, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel verileri “özel nitelikli” olarak belirlemiş olup bu verilerin işlenmesinde dikkat ve hassasiyet gösterilmesi gerekmektedir. Bunlar; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

KISALTMALAR VE TANIMLAR

İlgili Kişi/İlgili Kişiler ya da Veri Sahibi: Müşterilerimiz, iş ortaklarımız, yetkililerimiz, aday çalışanlarımız, stajyerlerimiz, ziyaretçilerimiz, tedarikçilerimiz, işbirliği içinde çalıştığımız kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere diğer kişiler gibi kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli 30224 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan ve 1 Ocak 2018 tarihi itibariyle yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

KVKK/Kanun: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

KVK Kurulu: Kişisel Verilerin Korunması Kurulu

Belediye/Belediyemiz: Niğde Belediyesi ve/veya Niğde Belediye Başkanlığı

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİ NASIL İŞLİYORUZ?

Belediye tarafından özel nitelikli kişisel veriler, KVKK’ya uygun olarak gerekli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

• Veri sahibinin özel nitelikli kişisel verileri, kanunlarda öngörülen istisnai hallerde açık rıza aranmaksızın veya kişisel veri sahibinin açık rızası var ise buna dayalı olarak,
• Veri sahibinin sağlığına ilişkin özel nitelikli kişisel veriler ise kanunda açıkça düzenlenmediği durumlarda ancak ve ancak kişisel veri sahibinin açık rızası ile işlenmektedir.

Hangi nedene dayanırsa dayansın, işleme süreçlerinde daima genel veri işleme ilkeleri dikkate alınır ve buna ilkelere uygunluk sağlanır. Bu ilkeler aşağıda açıklanmaktadır:

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME İLKELERİMİZ

Belediyemiz tarafından işlenen tüm kişisel veriler, KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca işlenmektedir. KVKK 4. maddesi uyarınca kişisel verilerinizi işlerken dikkat ettiğimiz temel ilke ve prensipler aşağıda açıklanmıştır:

• Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme: Belediyemiz; özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Belediyemiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır.
• Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama: Belediyemiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır.
• Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme: Belediyemiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Belediyemiz, kişisel verileri sunmakta olduğu ürün ve hizmetler ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kadar işlemektedir.
• İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma: Belediyemiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
• İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme: Belediyemiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Belediyemiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Belediyemiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Belediyemiz gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

Özel nitelikli kişisel veriler, kişisel veri sahibinin açık rızası var ise buna dayalı olarak veya Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

• Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyası düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen istisnai hallerde,
• Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir. Hangi nedene dayanırsa dayansın, aktarım süreçlerinde daima yukarıda yer alan genel veri işleme ilkeleri dikkate alınır ve buna ilkelere uygunluk sağlanır.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ HUKUKİ SEBEPLERLE İŞLİYORUZ?

Özel nitelikli kişisel verilerinizi başta 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 1593 sayılı Umumi Hıfzısıhha Kanunu, 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme Kanunu, 25/02/2011 Tarihli Kamu Personeli Genel Tebliği Seri No:2, 4857 Sayılı Kanuna Dayanan Kamu Kurum ve Kuruluşlarına İşçi Alınmasında Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olmak üzere KVKK m. 5’te düzenlenen istisnai hukuki sebepler çerçevesinde işliyoruz:

a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

ÖZEL NİTELİKLİ VERİLERİN İŞLENMESİNDE ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Belediyemiz tarafından, KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, Belediyemiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Belediyemiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

KVK Kurumu’nun 31/01/2018 tarihli ve 2018/10 sayılı “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler” başlıklı kararında açıklanan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde alınması gereken teknik ve idari tedbirler kapsamında Belediyemiz tarafından alınan teknik ve idari tedbirler şu şekildedir:

1. Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik işbu Politika hazırlanmış ve yürürülüğe alınmıştır.
2. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik olarak aşağıdaki önlemler alınmıştır:

• Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriye erişimi olan çalışanlar ile özel nitelikli kişisel verileri gizli tutacakları, hukuka aykırı bir şekilde kullanmayacakları ve korumak için en yüksek derecede özeni göstereceklerine ilişkin taahhütnameler imzalanmaktadır.
• Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmaktadır.
• Bu çalışanların yetki kontrolleri periyodik olarak gerçekleştirilmektedir.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Bu kapsamda, çalışana Belediyemizce tahsis edilen envanter iade alınmaktadır.

3. Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamların elektronik ortam olması halinde;

• Veriler kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte,
• Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta veya yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.
• Verilere bir yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazılımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta veya yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.
• Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi sağlanmaktadır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamların fiziksel ortam olması halinde;

• Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alındığından emin olunmaktadır.
• Bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

5. Özel nitelikli kişisel verilerin aktarılması halinde aşağıdaki kurallar uygulanmaktadır:

• Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa, veriler şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılmaktadır.
• Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.

6. Yukarıda belirtilen önlemlerin yanı sıra KVK Kurumu’nun internet sitesinde yayımlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberinde belirtilen uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de dikkate alınmaktadır.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİ NE KADAR SÜREYLE SAKLARIZ?

Özel nitelikli kişisel verileri yalnızca toplandıkları amacı yerine getirmek için gerekli süre boyunca saklarız. Bu süreleri her bir iş süreci özelinde ayrı ayrı belirliyoruz ve ilgili sürelerin sona ermesinin sonunda kişisel verilerinizi saklamamız gereken başkaca bir sebep bulunmuyorsa kişisel verileri KVKK’ya uygun bir şekilde imha ediyoruz.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreleri “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası”nda süreç özelinde tespit edilmiştir.

Kişisel verilerin imhası ise Belediyemizin web sitesinde yer alan “Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası”nda açıklanmaktadır. 

Veri Sorumlusu

NİĞDE BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yukarı Kayabaşı Mah. Adliye Sok.

 No:1-51100 Merkez/Niğde

Tel:444 51 01

https://www.nigde.bel.tr

iletisim@nigde.bel.tr