Karar Tarihi: 03.11.2022                                                                                  Karar No: 202

T.C.

NİĞDE BELEDİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç

MADDE 1 – Bu yönetmeliğin amacı; Niğde Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü teşkilat yapısını, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerin daha etkin ve verimli yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2 – Bu yönetmelik; Niğde Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarına ilişkin hususları kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15/b ve 48’inci maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 Tanımlar

MADDE 4 – Bu yönetmelikte geçen;

a) Belediye: Niğde Belediyesini

b) Başkan: Niğde Belediye Başkanını,

c) Başkanlık Makamı: Niğde Belediyesi Başkanlık Makamını,

d )Başkan Yardımcısı: Niğde Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısını,

g) Meclis: Niğde Belediye Meclisini

h) Encümen: Niğde Belediye Encümenini

ı) Müdürlük: Niğde Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü

i) Müdür: Niğde Belediyesi Yazı İşleri Müdürünü,

j) Personel: Niğde Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nde görevli memur, işçi, sözleşmeli personel ve şirket personelinin tamamını,

k) Şef: Niğde Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli şefi,

l)EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,

m)KEP: Kayıtlı Elektronik Postayı,

ifade eder

Temel ilkeler

MADDE 5 – Müdürlük temel ilke olarak;

a) Uygulamalara ilişkin kayıt ve belgelerin her an denetime hazır bulundurulmasını,

b) Kayıtların usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını,

c) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirliği,

d) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimliliği,

e) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflığı,

f) Uygulamalarda adaleti, hizmette eşitliği ve hesap verilebilirliği

esas alır.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat Yapısı, Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Teşkilat yapısı

MADDE 6 – Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 nci ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümlerine dayanarak kurulmuştur.

 Müdürlük   Meclis, Encümen ve  Evrak kayıttan oluşur,  Müdürlüğün organizasyon yapısı içerisinde Müdüre bağlı olarak yeterli sayıda şef ve personel görev yapar.

Müdürlüğün görev ve sorumlulukları

MADDE 7 – 

Müdürlüğün görevleri şunlardır;

a)Meclisin, sekretarya hizmetlerini yürütmek,

b)Encümenin, sekretarya hizmetlerini yürütmek,

c)Belediyeye gelen yazıların yönetiminde, kayıt ve havale sürecini EBYS’ye uygun olarak yürütmek.

d)Belediyeden gidecek yazıların yönetiminde, kayıt ve ilgililerine teslimat sürecini EBYS’ye uygun olarak yürütmek,

e)Belediyenin; posta, kargo hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,

f)Stratejik plana, yıllık performans programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek,

g)Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını, gerektiğinde bunların arşivlenmesini sağlamak,

h)Müdürlük; yukarıda sayılan görevler ile Başkan ve bağlı bulunulan Başkan Yardımcısı tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek yerine getirmekten sorumludur.

 Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 8 – 

Müdürün görevleri şunlardır;

a)Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanlarına giren konuları başkan ve/veya başkan yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek,

b)Müdürlük personeli tarafından tüm iş ve işlemlerin zamanında, tam ve doğru olarak yerine getirilmesini ve mevzuat çerçevesinde yürütülmesini sağlamak,

c)Müdürlüğün görev alanına giren konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapmak, müdürlüğün faaliyetlerini denetlemek, varsa aksaklıkları gidermek,

d)Belediyenin stratejik plan ve performans programında müdürlükle ilgili yer alan çalışmaları yapmak, hedefleri gerçekleştirmek,

e)Müdürlüğün bütçe teklifini hazırlayıp, kabul edilen bütçesini kullanmak,

f)Müdürlüğün yıllık ya da dönemsel faaliyet raporunu hazırlamak,

g)Personelin performans durumunu izlemek, gerekli değerlendirmeleri yapmak, varsa ceza veya ödül için üst makamlara teklifte bulunmak, personelin izin planlarını yapmak, izinlerin kullanılmasını sağlamak,

h)Meclisin ve encümenin mevzuata uygun şekilde toplanmasını, alınan kararların süresi içerisinde dağıtımını sağlamak,

ı)Belediyeye gelen evrak, belge ve yazıların EBYS üzerinden  Müdürlükçe kontrol edilerek  Başkan yardımcısı kanalı ile  ilgili Müdürlüğe havalesini yapmak.

i)Müdürlüğe gelen evrakı incelemek, süresi içerisinde gereğinin yapılması ve cevaplandırılması amacıyla ilgilisine havale etmek,

j)Müdürlük çalışanlarının eğitim ihtiyaçlarını tespit ederek eksiklikleri giderecek tedbirleri almak,

k)Disiplin amiri sıfatıyla müdürlük personelinin disiplinle ilgili işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

l)Personele görev vermek, yaptıkları işleri denetlemek, gerektiğinde uyarmak, bilgi ve rapor istemek,

(m) Müdür, görevlerin yerine getirilmesinde personel arasında görev dağılımını yapmak, personelin müdürlük dâhilinde görev yerlerini değiştirmekle yetkilidir.

(n) Müdür, görev ve yetkileri ile ilgili olarak yürüttüğü faaliyetlerden dolayı belediye başkanına ve/veya başkan yardımcısına karşı sorumludur.

MADDE 9 – 

Yazı İşleri Müdürlüğünün, Meclise ilişkin görevleri şunlardır;

a)Belediyemiz Müdürlüklerinden Mecliste görüşülüp karara bağlanmak üzere Başkanlık Oluru ile gönderilen konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Başkana sunmak.

b)Başkanlıkça onaylanan Meclis toplantı günü, yeri, saati ve gündeminin, yasada belirtilen süre içerisinde meclis üyelerine mevzuatta belirtilen usullerde bildirimini sağlamak,

c)Meclis üyelerinin,  meclis toplantılarına gelip gelmediklerini belirlemek amacı ile her oturum için yoklama listesine toplantı tarihi ile meclis üyelerinin isim ve imzalarını açmak.

d)Belediye Meclisinin bir önceki toplantıda almış olduğu kararların gündem konuları ile birlikte e-mail adresleri üzerinden  meclis üyelerine dağıtımını sağlamak.

e)Meclis toplantılarında sekretarya görevini yapmak,

f)Meclis üyeleri tarafından Meclis Başkanlığına toplantı sırasında sunulan yazılı ve sözlü önergeleri teslim alarak meclis kararı ile birlikte ilgili Müdürlüklere havalesini yapmak,

g) Meclis toplantısında görüşülerek karar verilen tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra meclis kararlarını meclis tutanaklarına uyun olarak tanzim ederek Meclis Başkanı ile katip üyelerin imzasına sunmak.

h)Meclis karalarının kesinleşmesinden itibaren yedi gün içerisinde ilgili makama göndermek ve teslim alındığına dair imzalı nüshaları ile birlikte arşivlemek. Meclis kararlarının bir suretinin, konu sahibi müdürlüğe üst yazı ekinde göndermek,

ı)Kesinleşen meclis kararlarını yedi gün içinde uygun araçlarla halka duyurulmasını sağlamak.

i)Tanzim edilen karar özetlerinin Meclis tutanak defterine işleyerek imzalatmak denetime hazır hale getirmek

j)Meclise ilişkin evrakları arşivleyerek, incelemeye hazır bulundurmak.

k)Meclis üyelerine, meclis toplantısına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve ödeme yapılabilmesi amacıyla üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

MADDE 10 – 

Yazı İşleri Müdürlüğünün, Encümene ilişkin görevleri şunlardır;

a)Müdürlüklerden Encümende görüşülüp karara bağlanmak üzere  Başkan Yardımcıları tarafından yapılan Başkanlık Oluru ile gönderilen konuları, Encümende görüşülmek üzere gündeme almak.

b)Encümene havale edilen dosyaları tetkik edip, varsa eksiklikleri tamamlatmak.

c) Encümen toplantısında görüşülen konuların; Encümen Defterine sırasıyla numara verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydını yaparak numaralandırmak.

d)Encümen kararları yazım işlemlerini yürüterek, imza aşamasına gelmiş kararların başkan ve üyelere imzalatılmasını sağlamak.

e)Encümen kararlarının arşivlenmesini sağlamak, bir suretini teklif sahibi müdürlüğe zimmet ile  göndermek.

f)Encümen üyelerine ödenecek olan huzur hakkı puantajını hazırlamak ve ödeme yapılabilmesi amacıyla üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

 MADDE 11 – 

Yazı İşleri Müdürlüğünün, diğer görevleri şunlardır;

a)Müdürlüğe gelen tüm evrakların müdür tarafından EBYS üzerinden ilgili personele havale edilmesinden sonra evraka ilişkin gereğini yapmak.

b)Müdürlükçe yapılacak iç ve dış yazışmalarda yazıyı hazırlamak, elektronik imza aşamalarında takibini yapmak.

c)Belediyeye posta yolu ile gelen evrakları teslim almak, kontrollerini yaptıktan sonra ilgili müdürlüklere Yazı İşleri Müdürünün kontrolünde havalesinin yapılmasını sağlamak.

d)GİZLİ ibareli evrakları teslim almak, mevzuat hükümleri doğrultusunda kayda alarak ilgili Müdürlüğün GİZLİ evrak yetkili personeline zimmet karşılığı teslim etmek.

e)Müdürlük e-mail adresine gelen maillerin günlük kontrollerini yaparak, içeriğine ilişkin müdüre bilgi vermek.

f)Müdürlüğün arşiv iş ve işlemlerini mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirmek.

g)Müdürlüğün taşınır iş ve işlemlerini mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirmek.

h)Müdürlüğün satın alma iş ve işlemlerini mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirmek.

ı) Belediye adına Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) işlemlerini yapmak

i)Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Yazı İşleri Müdürlüğü personeli, yukarıda sayılan görevler ile müdür tarafından verilen diğer tüm görevleri, kanunlar çerçevesinde gereken özeni göstererek eksiksiz ve zamanında yerine getirmekten, zimmetine kayıtlı demirbaş eşyaları özenle kullanmak ve korumaktan, her türlü evrakın kaybından Müdüre karşı sorumludur.

Gelen Evrak, Giden Evrak, Posta ve Kargo ile İlgili Görevleri

MADDE 12 –  

a) Belediye Başkanlığına, kamu kurum ve kuruluşlarından EBYS  üzerinden gelen evrakların yine EBYS üzerinden  kaydını yapmak ve ilgili birimlere gönderilmek  üzere Müdürlüğün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının havalesine sunmak, gereğini yapmak.

b)Belediyeye resmi kurumlardan elden gelen evrak ve  belgelerin ile Yazı İşleri Müdürlüğünce kayda alınması için zimmetle gönderilen posta evraklarını teslim almak.

c)Fiziki olarak gelen evrak ve belgeleri EBYS üzerinden taramak suretiyle evrak kaydını yapmak, ilgili oldukları müdürlükleri seçerek Müdür ya da yetkilendirdiği personele havale onayına sunmak suretiyle sistem üzerinden ilgili olduğu müdürlüğe gönderimini sağlamak.

d)Müdürlüklere ait dış yazışma evraklarının, EBYS üzerinden  postalamak.

e)Teslimi yapılacak dış yazışma evraklarının, gönderen Müdürlüğün gönderim seçimi doğrultusunda (kayıtlı-kayıtsız posta, kargo…) gönderimini sağlamak.

f) Belediyemiz içerisindeki müdürlüklerden   diğer resmi kurumlara gönderilmek üzere teslim alınan posta yolu ile gönderilecek evrakların ağırlığına göre PTT’nin belirlemiş olduğu tarifeye uygun pul yapıştırılarak veya pul makinesinden geçirilerek ücretlendirilmesinin yapılması.

g)Posta Gönderi Listesinin; gönderen birim kodunun, evrak sayısının, gideceği yerin ve kullanılan pul veya pul makinası bedelinin yazılarak iki nüsha şeklinde oluşturulması ve imzalanması. Hazırlanan postaların teslimi sırasında, Posta Gönderi Listesinin bir nüshasının ilgili PTT görevlisine teslim edilmesi, diğer nüshasının da PTT görevlisine imzalatılarak arşivlenmesini sağlamak.

h) Belediyemiz müdürlüklerinden kargo yolu ile gönderimi seçilen dış yazışma zarfları  ile Müdürlüklerce dış yazışma dışında kargo ile gönderilmesi  istenen evrak ya da materyallerin gönderimini sağlamak.

ı)Niğde merkezinde bulunan kamu kurum ve kuruluşlarına, aciliyeti nedeniyle elden teslim edilmesi gereken evrakları, dış zimmet defterine kaydederek ilgili kurum ya da kuruluşun yetkili personeline zimmet karşılığı teslim etmek.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlüğün diğer müdürlüklerle ve birimleri arasındaki işbirliği

MADDE 13 – Müdürlük ile diğer müdürlükler ve birimleri arasında koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 14 – Müdürlük, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı yazışmalarını, sorumlu personel ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı veya Başkan Yardımcısı imzası ile yürütür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 15 – İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlükten kaldırılan hükümler

MADDE 16 – Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, 04.10.2010 tarih ve 11 sayılı Meclis Kararıyla kabul edilmiş olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

MADDE 17 – Bu yönetmelik, Niğde Belediye Meclisince kabul edildikten sonra yayımı tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 18 – Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.